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un stagiaire et son tuteur

Accueillir un stagiaire dans l'entreprise

Le stage en entreprise constitue une prise de contact, un premier pas vers l'emploi, pour les jeunes autant que pour les adultes en reconversion. Accueillir un stagiaire s'inscrit dans l'ouverture de l'entreprise au territoire, favorisant l'emploi, mais aussi contribuant à l'enrichissement des formations par l'expérience pour plus d'adéquation des profils aux besoins des entreprises.

Accueillir un stagiaire, c’est pour les entreprises :

  • enrichir ses équipes d'une personne motivée, de compétences et/ou d'un regard nouveau à votre entreprise ; détecter des profils et peut-être recruter les collaborateurs de demain ;
  • contribuer au maintien d’un bon niveau de qualification sur le territoire ;
  • favoriser l’accès à l'emploi dans le respect de l’égalité des chances, sans discrimination; participer à la réduction des inégalités sur le territoire.

Et pour le jeune ou l’adulte en stage :

  • pouvoir découvrir un métier, valider une orientation ou une réorientation professionnelle ;
  • être formé, développer des compétences, valider leur formation (scolaire, professionnelle, qualifiante, réorientation…) ;
  • pour les plus jeunes, découvrir le fonctionnement de l’entreprise et les réalités du monde du travail. 

3 constats et 1 exigence à partager pour agir ensemble en cohérence :

  • Chaque année, le territoire fait face à une pénurie d’offres de stages de la part des entreprises ;
  • Cette situation affecte particulièrement les personnes qui ne disposent pas de réseau ni de contacts ; cela affecte le niveau général de qualification, peut générer du découragement et un manque de connaissance sur les métiers qui recrutent.
  • Certains métiers, pourtant présents dans les entreprises, sont particulièrement touchés par cette pénurie. Ex : comptabilité, gestion,… ainsi que tous les métiers « méconnus », métiers de demain insuffisamment connus du grand public, métiers en pénurie de main d’œuvre, etc.
  • L’égalité de traitement doit être respectée dans l’accès aux stages pour prévenir les discriminations.

La qualité du stage est essentielle pour que l'expérience soit bénéfique à l'entreprise, comme au stagiaire. Des bonnes pratiques peuvent être développées dans ce sens (charte d’accueil et de qualité du stage, formation des tuteurs, partenariat privilégié et pérenne avec les structures de l’emploi, etc.)

Cette rubrique met à disposition des outils permettant de donner de la lisibilité sur les types de stages (conditions, publics cibles, outils et ressources disponibles sur le territoire, cadre juridique…) pour favoriser votre engagement. 

Quelques questions associées : 

  • Dans quel objectif accueillir un stagiaire ? Dans quel cadre ? Avec quel encadrement pour le stagiaire ? Quelle rémunération ?
  • Quel contenu pour le stage ? en quoi est-il cohérent avec l’objectif de formation ?
  • N’est-ce pas le moment d’ouvrir l’entreprise à plus de diversité de profils (jeunes issus de quartiers défavorisés, personnes handicapées, adultes en reconversion, …) 
  • Quelle est pour votre entreprise la période la plus propice ?

Pour faire un premier pas :

Pour aller plus loin :

Différents types de stages

Les stages peuvent s’adresser à des publics variés : élèves, étudiants, jeunes ou adultes en recherche d’emploi, salariés en reconversion… de tous statuts et tous niveaux de qualification.

Une convention de stage est-elle obligatoire ?

Une convention doit obligatoirement être signée avant le stage par l’entreprise, le stagiaire et l’organisme intermédiaire (professionnel de l’emploi, école, Université…)

Il s’agit de l’ensemble des stages dits « étudiants en entreprise », à l’exception :

  • Des stages de la formation professionnelle continue
  • Des périodes d’observation en classe de 3e (ou 4e)

A cette occasion, un tuteur est nommé au sein de l’entreprise.

L’entreprise n’a pas à effectuer de déclaration unique d’embauche (DUE) auprès de l’URSSAF. Il devra en revanche, dans des conditions qui seront précisées ultérieurement par décret, tenir à jour un « registre des conventions de stage », indépendamment du registre unique du personnel mentionné à l’article L. 1221-13 du code du travail.

Un stagiaire peut-il, doit-il, être productif ?

Aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise, pour occuper un emploi saisonnier. Il ne peut donc être fait appel à un stagiaire, même sous couvert d’une convention de stage, pour remplacer un salarié.

Quel statut a le stagiaire ? 

Le stagiaire doit se conformer au règlement intérieur de l’entreprise, mais il n’a pas les mêmes obligations qu’un salarié (pas de contrat de travail, pas de salaire, pas de visite médicale…) Son passage en entreprise n’a qu’un but pédagogique et de formation.

Voir aussi : un stagiaire peut-il être productif ?

Durée maximale du stage ?

La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder six mois par année d’enseignement. Cette règle figure désormais à l’article L. 612-9 du code de l’éducation, issu de la loi du 28 juillet 2011 citée en référence. Il peut être dérogé à cette règle au bénéfice des stagiaires qui interrompent momentanément leur formation afin d’exercer des activités visant exclusivement l’acquisition de compétences en liaison avec cette formation, ainsi que dans le cas des stages qui sont prévus dans le cadre d’un cursus pluriannuel de l’enseignement supérieur.

Gratification ?

Une gratification est obligatoire dans le cadre d’un stage en entreprise d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou non au cours d’une même année scolaire ou universitaire.

Le montant peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu. A défaut, le montant horaire de cette gratification est fixé à 13,75 % du plafond horaire de la Sécurité Sociale (plafond horaire égal, en 2015 à 24 €), soit 3,30€. Ainsi, par exemple, pour un mois complet à 140 heures (soit 35 heures par semaine), la gratification sera égale, en 2015, à 462€ . En dessous de ce plafond, aucune cotisation et contribution de sécurité sociale n’est due, ni par l’entreprise d’accueil, ni par le stagiaire. (cf. http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F32131.xhtmlNouvelle fenêtre)

A noter :

  • Ce plafond est réduit à proportion en cas de stage à « temps partiel ».
  • La durée de stage s’apprécie compte tenu de la convention de stage et des éventuels avenants qui ont pour effet de prolonger le stage.
  • La gratification dans le cadre d’un stage inférieur ou égal à deux mois est à la discrétion de l’entreprise, mais elle est recommandée.
  • Des avantages (tickets restaurant…) peuvent s’ajouter à la gratification du stagiaire, les règles d’exonération de cotisations sociales pour ces avantages sont les mêmes que pour les autres salariés.

Les dispositions relatives à la lutte contre les discriminations s’appliquent à l’accès aux stages.

Ainsi, en application de l’article L. 1132-1 du Code du travail « aucune personne ne peut être écartée […] de l’accès à un stage […] en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de son âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de ses caractéristiques génétiques, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son patronyme ou en raison de son état de santé ou de son handicap ».

Pour aller plus loin sur ce point, consulter :

Pour rappel : la discrimination est un délit pénal, passible d’une sanction pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

Evolutions prévisibles:

D’après les témoignages recueillis sur le territoire, la décision d’accueillir un stagiaire répond à différents objectifs :

  1. Faire découvrir son entreprise, ses métiers, dans une logique d’ouverture et d’engagement territorial
  2. Confier une mission requérant une compétence particulière, dans une logique d’enrichissement des compétences de l’entreprise et/ou de détection de profil à recruter

En fonction de cet objectif, la démarche et les interlocuteurs diffèrent.

 

1. Faire découvrir son entreprise, ses métiers, dans une logique d’ouverture et d’engagement territorial

Les jeunes souhaitent s’orienter et découvrir leur futur métier ; des adultes souhaitent effectuer une reconversion professionnelle en découvrant un nouveau métier.

Il peut s’agir de :

  • faire visiter son entreprise, s’ouvrir à une classe, un groupe de demandeurs d’emploi ;
  • proposer de courtes périodes de stage dits « d’observation », ou « de découverte » indispensables pour faire découvrir le monde du travail à un jeune scolarisé ou à un jeune n’ayant pas eu de contacts préalables avec le monde de l’entreprise

Cette étape de confrontation avec les réalités de l’entreprise est indispensable pour découvrir le monde du travail ou valider un projet professionnel, en apportant à un candidat des connaissances qu’il ne peut pas acquérir dans le cadre de sa formation théorique.

Durée  

La durée du stage ne permet pas, à proprement parler, de confier une mission au stagiaire mais constitue un compromis engagement / temps à investir acceptable pour bon nombre d’entreprises, compte tenu de la motivation des salariés associés à la démarche d’engagement auprès du territoire et valorisés dans leur métier.

Quels publics privilégier / qui contacter?

  • Jeunes scolaires sans réseau personnel ou familial : de nombreux jeunes se trouvent limités dans le choix de leur stage de 3e, voire n’effectuent pas de stage du tout, parce que leur réseau ne leur permet pas d’élargir le champ des possibles. Prendre contact avec le collège de son quartier, notamment avec un collège situé en quartier prioritaire.
  • Adultes en reconversion : on pense souvent que le stagiaire est un jeune, mais nombre de publics adultes ou demandeurs d’emploi en reconversion ne trouvent pas de terrain de stage adapté pour valider leur réorientation ou leur projet professionnel.
  • sur certains métiers, il existe des difficultés spécifiques pour trouver un terrain de stage adapté : métiers du tertiaire, du secrétariat… Ces métiers sont pourtant tous présents au sein de vos entreprises, n’hésitez donc pas à accueillir des publics en lien avec ces métiers cibles. 

Les premiers pas peuvent consister à créer une rencontre avec des stagiaires potentiels, comme par exemple en ouvrant les portes de son entreprise lors de visites, ou en permettant à ses salariés d’aller rencontrer des jeunes ou des adultes dans les collèges, les structures d’appui à l’emploi (Ecole de la 2e Chance, Mission Locale)… cf. S'impliquer en faveur de l'éducation la formation et l'orientation professionnelle

Un thème / angle d’observation peut-être défini pour impliquer le stagiaire, favoriser les échanges avec les salariés, sa circulation dans l’entreprise.

Exemples de contenus de stages pouvant être confiés :

  • mise à jour de listes de téléphones ou de contacts
  • stage d’observation qui donne à voir les gestes professionnels (particulièrement dans le cas de métiers manuels ou nécessitant l’exécution de tâches spécifiques)
  • retranscrire la production sous quelque forme que ce soit (photo, dessin, schéma,…)

 

2. Confier une mission requérant une compétence particulière, dans une logique d’enrichissement des compétences de l’entreprise et/ou de détection de profil

Il s’agit de confier une véritable tâche à accomplir au stagiaire en ayant soin de désigner un tuteur pour l’encadrer dans la réalisation de cette tâche.

Vous pouvez accueillir un apprenti ou un stagiaire qui sera peut-être votre collaborateur de demain. Vous participez à la formation de la personne accueillie, en l'aidant à révéler son potentiel et enrichir ses compétences en lien avec un métier cible au sein de votre entreprise : idéal pour détecter un profil à recruter, autrement.

Pour rappel : le stagiaire ne doit en aucun cas remplacer un personnel salarié dans l’exécution d’une mission, c’est pourquoi il est indispensable d’assurer cet encadrement, quand bien même la personne ferait preuve d’autonomie dans l’exécution de sa mission. L’objectif de formation du stagiaire ne doit jamais être occulté.

Quels publics privilégier / qui contacter?

  • En fonction de la mission à confier, et de la compétence recherchée, s’adresser directement aux écoles (DUT, BTS, écoles d’ingénieur, écoles de commerce) et universités du territoire.
  • Il peut-être particulièrement intéressant de s’ouvrir à des publics cibles différents : adulte en reconversion, sénior, jeune sans qualification…

Pour aller plus loin :

0. Pour débuter

S’ouvrir à d’autres démarches, qui ne débouchent pas forcément sur l’accueil de stagiaires mais qui contribuent à créer une rencontre : visites d’entreprises, rencontres de collégiens ou lycéens, bonnes pratiques type « Déclic Métiers », « Un Jeune un Pro »… Le stage est susceptible de se déclencher à l’issue d’une rencontre réussie. cf. s'impliquer en faveur de l'éducation, la formation et l'orientation professionnelle.

1. Pour le bon déroulement du stage, vérifier la disponibilité de moyens adhoc

  • capacité humaine d’accueil : Le stagiaire devrait être encadré par un tuteur disponible et formé.
  • capacité matérielle d’accueil : Il aura peut-être besoin d’accéder à du matériel (PC, téléphone…).
  • gratification possible : au-delà de toute considération juridique, et même s’ils n’ont pas d’obligation de productivité, une rémunération du stagiaire devrait être envisagée à la hauteur des moyens de l’entreprise.

Pour accueillir dans de bonnes conditions,

  • choisir la période calendaire, et la durée du stage la plus adaptée compte tenu de l’objectif du stage, et de l’éventuelle saisonnalité de la charge de l’entreprise.
  • éviter de prendre trop de stagiaires dans l’année et/ou sur une même période au risque de lasser la motivation des salariés à accueillir et de gêner le bon fonctionnement de l’entreprise. es salariés il s’agit de ne pas surévaluer la capacité d’accueil des salariés.

2. Trouver le candidat sans discriminer

Pour ne pas discriminer un candidat au stage, il est important d’être vigilant sur deux points :

  • Tout d’abord, prendre conscience de ses stéréotypes et préjugés lors de l’identification d’un candidat ; ils peuvent participer à produire une discrimination.
  • Assurer/appliquer une égalité de traitement lors du recrutement du stagiaire
  • Lors de la rédaction de l’offre de stage : Le libellé doit correspondre à la définition de la mission, son cadre, sa durée… L’offre ne peut contenir de critère discriminatoire (origine, apparence physique…du candidat)
  • Lors de la sélection des CV et de l’entretien de motivation : Il est nécessaire d’avoir la même grille de lecture/ analyse pour tous les candidats, de ne pas poser de questions discriminatoires.
  • Dans la réponse aux candidats : En cas de refus, une réponse argumentée de façon objective doit être adressée systématiquement.

3. Formaliser et préparer l’accueil :

  • Formaliser une convention de stage (cf. que dit la loi)
  • Impliquer les salariés, communiquer auprès d’eux l’intention de l’entreprise dans le fait d’accueillir des stagiaires pour les rendre acteurs de l’engagement territorial de l’entreprise.
  • Désigner un tuteur, le former ;
  • Envisager la désignation d’un 2e référent dans l’entreprise, un parrain. Sans lien hiérarchique, il pourra accompagner le stagiaire dans tout ce qui n’est pas spécifiquement lié à sa professionnalisation métier : lui faire visiter l’entreprise, le conseiller en cas de  difficulté... En outre cela permet d’impliquer plus de salariés dans l’accueil des stagiaires et d’alléger le travail des tuteurs.

4. Accueillir / accompagner le stagiaire

  • Premier accueil du candidat, présentation à l’équipe, visite de l’entreprise, mise à disposition éventuelle d’un livret d’accueil.
  • Prévoir la disponibilité du tuteur pour bien accueillir le stagiaire : lui présenter son environnement de travail, sa mission, ses collègues…
  • Rappeler qu’un interlocuteur est toujours disponible en cas de difficulté rencontrée (professionnel de l’emploi ou de l’éducation)
  • Afficher une liste des stagiaires présents au sein de l’entreprise. « nous souhaitons la bienvenue à … », pour des raisons de convivialité et de sécurité des sites d’accès restreint.
  • Permettre au stagiaire de rencontrer différents interlocuteurs au sein de l’entreprise, afin d’améliorer sa connaissance des métiers et environnements de travail, et de lui permettre de se constituer un réseau.

5. Assurer la formation du stagiaire

Le stage a pour objectif principal de former une personne. Tout au long du stage, l'entreprise veillera à :

  • définir clairement une mission et des objectifs en cohérence avec l'objectif pédagogique ;
  • former la personne à toutes les pratiques liées au métier / missions confiées ;
  • aider la personne dans l'acquisition de compétences et suivre régulièrement les tâches accomplies.

6. Après le stage :

  • Mise en place d’une évaluation en fin de stage, en lien avec l’organisme de référence (école, professionnel emploi…) ;
  • Demander un « rapport d’étonnement » au stagiaire (ce qui l’a surpris positif/négatif, une suggestion pour améliorer l’accueil des stagiaires ou sur la vie de l’entreprise) même après une semaine ;
  • Participer à l’éventuelle soutenance de stage (étudiants).

Pour aller plus loin  :

  • Conventionnement avec l’Ecole de la 2e Chance / Accueil de stagiaires à l’année / signature d’une charte d’accueil des stagiaires / Formation et validation des compétences des tuteurs (CMA) / accueil d’un stagiaire handicapé / ouverture sur de nouveaux métiers
  • Prévenir la discrimination en matière de stage :

Ressources :

Initiatives :

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